Doğru SMT Kodunu Bulmanın Pratik Yolları

DMO (Devlet Malzeme Ofisi) süreçlerinde doğru SMT (Standart Malzeme Tanımı) kodunun belirlenmesi, ürünlerin doğru şekilde tanımlanması ve kamu satın alma süreçlerinin sorunsuz ilerlemesi açısından büyük önem taşır. Özellikle SGK geri ödeme süreçlerinde kullanılan SUT kodları ile SMT kodlarının uyumlu olması, ürünlerin hem tedarik hem de geri ödeme süreçlerinde sorun yaşanmamasını sağlar.

SUT ve SMT Arasındaki İlişki Nedir?

SUT (Sağlık Uygulama Tebliği) ve SMT birbirleriyle ilişkili ancak farklı amaçlara hizmet eden sistemlerdir.

• SUT, SGK’nın geri ödeme kapsamına aldığı ürünleri ve hizmetleri tanımlar.
• SMT ise kamu satın alma süreçlerinde kullanılan standart ürün tanımlama sistemidir.

Bir ürünün SUT koduna sahip olması, tek başına DMO üzerinden tedarik edilebileceği anlamına gelmez. Aynı şekilde ürünün SMT sisteminde doğru şekilde tanımlanmış olması gerekir.

SMT Kodu Belirlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Ürünün Teknik Özelliklerini Net Olarak Belirleyin

Doğru SMT kodunu bulabilmek için ürünün tüm teknik özellikleri eksiksiz şekilde değerlendirilmelidir. Özellikle aşağıdaki bilgiler önem taşır:

• Ürünün kullanım amacı
• Kullanıldığı tıbbi branş veya işlem
• Boyut ve ölçüler
• Ürünün ağırlığı ve fiziksel özellikleri
• Kullanılan malzeme türü
• Steril veya steril olmayan ürün sınıflandırması
• ISO, CE ve diğer teknik standartlara uygunluk durumu

DMO SMT Kataloğunu Detaylı İnceleyin

DMO tarafından yayımlanan güncel SMT katalogları, doğru kod seçiminin ilk adımıdır. Katalog incelemesi sırasında:

• Ürüne benzer ürünlerin SMT kodları araştırılmalı,
• Alternatif ürün isimleriyle arama yapılmalı,
• Teknik özellikler karşılaştırılmalı,
• Kategori ve alt kategori yapıları dikkatlice incelenmelidir.

Örneğin “eldiven” yerine “steril cerrahi eldiven” veya “lateks muayene eldiveni” gibi daha spesifik ifadelerle arama yapmak daha doğru sonuçlar sağlayabilir.

Ürünün Doğru Kategoriye Yerleştirildiğinden Emin Olun

Her ürün DMO sisteminde belirli bir kategori altında değerlendirilir. Bu nedenle ürünün;

• Cerrahi malzemeler,
• Laboratuvar ekipmanları,
• Ortopedik ürünler,
• Sarf malzemeleri

gibi hangi ana gruba dahil olduğunu doğru belirlemek gerekir.

SUT ve SMT Eşleştirmesi Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Ürün Tanımlarının Birbiriyle Uyumlu Olması

SMT kodu ile eşleştirilecek ürün tanımı, SUT’ta yer alan tanımla uyumlu olmalıdır. Örneğin steril cerrahi eldiven için seçilen SMT kodunun teknik özellikleri, SUT’ta belirtilen ürün özellikleriyle örtüşmelidir.

Teknik Özellikleri Karşılaştırın

SUT tanımları çoğu zaman genel ifadeler içerirken SMT sisteminde daha detaylı teknik tanımlamalar bulunabilir. Bu nedenle:

• Teknik özellikler,
• Ürün kapsamı,
• Kullanım alanları,
• Malzeme yapısı

her iki sistem açısından ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

SMT Kodu Seçerken Yapılan Yaygın Hatalar

Yanlış Kategori Seçimi

Ürünün yanlış kategori altında değerlendirilmesi, teklif ve satın alma süreçlerinde sorunlara yol açabilir.

Eksik Teknik Bilgi Kullanımı

Ürünün tüm teknik özellikleri değerlendirilmeden yapılan eşleştirmeler hatalı SMT kodu seçilmesine neden olabilir.

Çok Genel Kodların Tercih Edilmesi

Ürün için daha spesifik bir SMT kodu bulunmasına rağmen genel bir kod kullanılması, ürün tanımının doğruluğunu azaltabilir.

Güncel SMT Kataloglarını Takip Edin

SMT kodları zaman içerisinde güncellenebilmektedir. Bu nedenle işlem yapmadan önce:

• DMO’nun güncel katalogları,
• Rehber dokümanları,
• Duyuruları

kontrol edilmelidir.

Gerekirse DMO ile İletişime Geçin

Ürününüz mevcut SMT tanımları içerisinde net şekilde yer almıyorsa DMO’ya başvurarak değerlendirme talebinde bulunabilirsiniz. Bu süreçte aşağıdaki dokümanların hazırlanması faydalı olacaktır:

• Teknik kataloglar
• Ürün broşürleri
• Kullanım talimatları
• Teknik özellik dokümanları
• Sertifika ve uygunluk belgeleri

Benzer Ürünleri Referans Alın

Piyasada bulunan ve daha önce kataloglanmış benzer ürünlerin SMT kodlarını incelemek doğru eşleştirme sürecini hızlandırabilir. Benzer özelliklere sahip ürünlerin kullandığı SMT kodları, ürününüz için yol gösterici olabilir.

Uzman Desteği Almanın Önemi

SMT ve SUT eşleştirme süreçleri bazı ürün gruplarında oldukça karmaşık olabilir. Bu nedenle deneyimli bir danışman veya sektör uzmanından destek almak;

• Hatalı kod seçiminin önüne geçilmesini,
• Süreçlerin hızlanmasını,
• Kamu ihalelerinde rekabet avantajı elde edilmesini

sağlayabilir.

SUT ve SMT Sistemlerine Stratejik Yaklaşım

SUT sistemi yalnızca SGK geri ödeme kapsamındaki ürünlere odaklanırken, SMT sistemi kamu satın alma süreçlerinin tamamını kapsayan daha geniş bir yapıya sahiptir. Bu nedenle bir ürün:

• SUT koduna sahip olsa bile SMT sisteminde tanımlı değilse DMO üzerinden tedarik edilemeyebilir.
• SMT sisteminde yer alsa bile SGK geri ödeme listesinde bulunmuyorsa geri ödeme kapsamına alınmayabilir.

Bu nedenle ürünlerin hem SUT hem de SMT açısından birlikte değerlendirilmesi, doğru kodlama ve başarılı tedarik süreçleri için kritik öneme sahiptir.