Alma-Verme Bildirimi Nasıl ve Ne Zaman?

Alma-Verme Bildirimi Nasıl ve Ne Zaman?

• Ürün Takip
• Sistemi (ÜTS), Türkiye’de tıbbi cihaz ve kozmetik ürünlerin üretim, ithalat,
• dağıtım ve kullanım süreçlerini izlemek amacıyla Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç
• ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından yönetilen bir sistemdir. Bu sistem,
• ürünlerin güvenliğini ve izlenebilirliğini sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Verme Bildirimi

• Kurum
• veya firma kullanıcıları, sahip oldukları tekil ürünleri başka bir kurum ya da
• firmaya devrettiklerinde ÜTS üzerinde Verme
• Bildirimi işlemi gerçekleştirmekle yükümlüdür. Bu işlem; satış,
• hibe, iade ve benzeri yöntemlerle ürünün fiziki olarak teslim edilmesini kayıt
• altına alır.

• Verme
• işlemi için ana menüde yer alan Ürün
• Hareketleri > Tekil Ürün Sorgula bağlantısı kullanılarak
• ilgili ürünler sorgulanır. Listeden verme bildirimi yapılacak tekil ürün
• seçilerek Verme Bildir
• düğmesine tıklanır. Açılan bildirim penceresinde, alıcı kurum bilgileri ve Fatura/İrsaliye Numarası
• gibi zorunlu alanlar doldurulur.

• Lot
• bazlı takip edilen ürünler için “Verilen Tekil Adet” bilgisi girilmelidir.
• Tekil bazda takip edilen ürünlerde ise adet bilgisi girilmez; çünkü sistem
• arayüzü bu alanı göstermez. Gerekli bilgiler sağlandıktan sonra Verme Bildir düğmesi ile
• işlem tamamlanır. Yapılan bildirimler, Ürün
• Hareketleri > Bildirim Listele ekranından izlenebilir.

Verme

Bildirimi ile İlgili Sistem Kuralları

• Verme
• bildirimi işlemi sırasında ÜTS tarafından çeşitli sistem kontrolleri uygulanır.
• Bu kontroller, işlemlerin doğruluğunu ve ürün güvenliğini sağlamak amacıyla
• geliştirilmiştir:

Kurum veya firma yalnızca sahibi olduğu ürünler

için hareket bildiriminde bulunabilir.

Geri çekilen ürünler için verme, geçici

kullanıma verme, kullanım ve tüketiciye verme bildirimleri yapılamaz.

Kurum veya firma, sahip olduğu miktardan fazla

ürün için bildirimde bulunamaz.

Verme bildirimi ürünün sahipliğini değiştirmez, yalnızca fiziksel hareketi kayıt altına alır.

Ürün, sistemde “numune” olarak tanımlanabilir

(örneğin: ihracat, tüketiciye verme vb. işlemlerde).

Lot bazlı takip edilen ürünlerde lot ve adet

bilgisi girilmelidir; adet sıfırdan büyük olmalıdır.

Pasif durumda olan kurumların kullanıcıları

verme bildirimi gerçekleştiremez.

Hareketi engellenmiş ürünler için ıslah

bildirimi yapılmadığı sürece verme işlemi yapılamaz.

Tamamlanmamış veya iptal edilmemiş verme

bildirimi varken başka bir hareket bildirimi yapılamaz.

Verme bildirimi sadece ÜTS’de tanımlı kurum

veya firmalara yapılabilir.

Bildirimlerde ürünün eşsiz kimlik numarası

belirtilmelidir.

• Teknik düzenlemeye aykırı veya uygunsuz olduğu
• için geri çekilmiş ürünler için herhangi bir verme bildirimi yapılamaz (tıbbi
• cihaz ve kozmetik ürünler dahil).

Alma Bildirimi

• Kurum
• veya firma, başka bir kurumdan kendisine verilen tekil ürünleri teslim alırken,
• Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinde Alma
• Bildirimi yapmakla yükümlüdür. Bu bildirim işlemi, ürünün
• sahipliğinin resmî olarak alıcı tarafa geçmesini sağlar.

• İşleme
• başlamak için ana menüde yer alan Ürün
• Hareketleri > Tekil Ürün Kabul İşlemleri bağlantısına
• tıklanır. Bu ekranda firmaya gönderilmiş olan tekil ürünler listelenir. Alma
• bildirimi yapılmak istenen ürün seçilerek Alma Bildir düğmesine tıklanır. Açılan
• pencerede, ürün bilgileri kontrol edilir ve gerekli alanlar tamamlandıktan
• sonra Alma Bildir
• butonuyla işlem sonlandırılır.

• Gerçekleştirilen
• alma bildirimleri, Ürün
• Hareketleri > Bildirim Listele ekranı üzerinden izlenebilir.

Alma

Bildirimi ile İlgili Sistem Kuralları

• Alma
• bildirimi işlemleri sırasında ÜTS tarafından çeşitli denetim kuralları
• uygulanır. Bu kurallar, hem ürün takibini güvence altına alır hem de sistemsel
• bütünlüğü sağlar:

Kurum veya firma yalnızca kendisine yapılan

verme bildirimleri için alma bildirimi yapabilir.

Geri çekilmiş ürünler için alma bildirimi

yapılamaz; bu ürünler sistemsel olarak hareket ettirilemez durumdadır.

Askıda kalan (henüz teslim alınmamış) tekil

ürünlerin alma bildirimi için süre kısıtlaması bulunmamaktadır.

Lot bazlı takip edilen ürünler için hem lot hem

de adet bilgisi girilmelidir; adet sıfırdan büyük olmalıdır.

Pasif durumdaki kurumlar alma bildirimi

gerçekleştiremez.

• Hareketi engellenen tekil ürünler için
• öncelikle ıslah bildirimi yapılmalıdır. Islah işleminin geçerli olabilmesi için
• Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) onayı gereklidir.

• Lot bazında takip edilen ürünlerde, alıcı taraf
• kendisine verilen ürün miktarına eşit ya da daha az sayıda alma bildirimi
• gerçekleştirebilir.

Her ürün için sistemde tanımlı eşsiz kimlik

üzerinden işlem yapılmalıdır.

Bildirim Süreleri

• ÜTS‘de yapılan bildirimlerin zamanında ve doğru şekilde yapılması,
• ürünlerin izlenebilirliği ve güvenliği açısından önemlidir. Alma-verme
• bildirimleri, ürünlerin fiziksel hareketleriyle eş zamanlı olarak yapılmalıdır.

Yaptırımlar

• ÜTS‘de bildirimlerin zamanında ve doğru yapılmaması
• durumunda çeşitli yaptırımlar uygulanabilir. Alma bildirimi yapılmazsa, ürünün
• stok aktarımı gerçekleşmez ve ürün, verme bildirimi yapan kurumun stoklarında
• kalır. Alma bildirimi hatalı yapılmışsa, iptali mümkün değildir; bu durumda,
• verme bildirimi yapan kurum tarafından tekrar verme bildirimi yapılması ve
• alıcı kurumun da yeniden alma bildirimi yapması gerekmektedir. Ayrıca, ÜTS
• üzerinden yapılmayan bildirimler, denetim kapsamında tespit edilirse, ilgili
• kurumlara idari yaptırımlar uygulanabilir.