Ürün Takip Sistemi (ÜTS), Türkiye'de tıbbi cihaz ve kozmetik ürünlerin üretim, ithalat, dağıtım ve kullanım süreçlerini izlemek amacıyla Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından yönetilen bir sistemdir. Bu sistem, ürünlerin güvenliğini ve izlenebilirliğini sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Verme Bildirimi

Kurum veya firma kullanıcıları, sahip oldukları tekil ürünleri başka bir kurum ya da firmaya devrettiklerinde ÜTS üzerinde Verme Bildirimi işlemi gerçekleştirmekle yükümlüdür. Bu işlem; satış, hibe, iade ve benzeri yöntemlerle ürünün fiziki olarak teslim edilmesini kayıt altına alır.

Verme işlemi için ana menüde yer alan Ürün Hareketleri > Tekil Ürün Sorgula bağlantısı kullanılarak ilgili ürünler sorgulanır. Listeden verme bildirimi yapılacak tekil ürün seçilerek Verme Bildir düğmesine tıklanır. Açılan bildirim penceresinde, alıcı kurum bilgileri ve Fatura/İrsaliye Numarası gibi zorunlu alanlar doldurulur.

Lot bazlı takip edilen ürünler için “Verilen Tekil Adet” bilgisi girilmelidir. Tekil bazda takip edilen ürünlerde ise adet bilgisi girilmez; çünkü sistem arayüzü bu alanı göstermez. Gerekli bilgiler sağlandıktan sonra Verme Bildir düğmesi ile işlem tamamlanır. Yapılan bildirimler, Ürün Hareketleri > Bildirim Listele ekranından izlenebilir.

Verme Bildirimi ile İlgili Sistem Kuralları

Verme bildirimi işlemi sırasında ÜTS tarafından çeşitli sistem kontrolleri uygulanır. Bu kontroller, işlemlerin doğruluğunu ve ürün güvenliğini sağlamak amacıyla geliştirilmiştir:

Kurum veya firma yalnızca sahibi olduğu ürünler için hareket bildiriminde bulunabilir.

Geri çekilen ürünler için verme, geçici kullanıma verme, kullanım ve tüketiciye verme bildirimleri yapılamaz.

Kurum veya firma, sahip olduğu miktardan fazla ürün için bildirimde bulunamaz.

Verme bildirimi ürünün sahipliğini değiştirmez, yalnızca fiziksel hareketi kayıt altına alır.

Ürün, sistemde “numune” olarak tanımlanabilir (örneğin: ihracat, tüketiciye verme vb. işlemlerde).

Lot bazlı takip edilen ürünlerde lot ve adet bilgisi girilmelidir; adet sıfırdan büyük olmalıdır.

Pasif durumda olan kurumların kullanıcıları verme bildirimi gerçekleştiremez.

Hareketi engellenmiş ürünler için ıslah bildirimi yapılmadığı sürece verme işlemi yapılamaz.

Tamamlanmamış veya iptal edilmemiş verme bildirimi varken başka bir hareket bildirimi yapılamaz.

Verme bildirimi sadece ÜTS’de tanımlı kurum veya firmalara yapılabilir.

Bildirimlerde ürünün eşsiz kimlik numarası belirtilmelidir.

Teknik düzenlemeye aykırı veya uygunsuz olduğu için geri çekilmiş ürünler için herhangi bir verme bildirimi yapılamaz (tıbbi cihaz ve kozmetik ürünler dahil).

Alma Bildirimi

Kurum veya firma, başka bir kurumdan kendisine verilen tekil ürünleri teslim alırken, Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinde Alma Bildirimi yapmakla yükümlüdür. Bu bildirim işlemi, ürünün sahipliğinin resmî olarak alıcı tarafa geçmesini sağlar.

İşleme başlamak için ana menüde yer alan Ürün Hareketleri > Tekil Ürün Kabul İşlemleri bağlantısına tıklanır. Bu ekranda firmaya gönderilmiş olan tekil ürünler listelenir. Alma bildirimi yapılmak istenen ürün seçilerek Alma Bildir düğmesine tıklanır. Açılan pencerede, ürün bilgileri kontrol edilir ve gerekli alanlar tamamlandıktan sonra Alma Bildir butonuyla işlem sonlandırılır.

Gerçekleştirilen alma bildirimleri, Ürün Hareketleri > Bildirim Listele ekranı üzerinden izlenebilir.

Alma Bildirimi ile İlgili Sistem Kuralları

Alma bildirimi işlemleri sırasında ÜTS tarafından çeşitli denetim kuralları uygulanır. Bu kurallar, hem ürün takibini güvence altına alır hem de sistemsel bütünlüğü sağlar:

Kurum veya firma yalnızca kendisine yapılan verme bildirimleri için alma bildirimi yapabilir.

Geri çekilmiş ürünler için alma bildirimi yapılamaz; bu ürünler sistemsel olarak hareket ettirilemez durumdadır.

Askıda kalan (henüz teslim alınmamış) tekil ürünlerin alma bildirimi için süre kısıtlaması bulunmamaktadır.

Lot bazlı takip edilen ürünler için hem lot hem de adet bilgisi girilmelidir; adet sıfırdan büyük olmalıdır.

Pasif durumdaki kurumlar alma bildirimi gerçekleştiremez.

Hareketi engellenen tekil ürünler için öncelikle ıslah bildirimi yapılmalıdır. Islah işleminin geçerli olabilmesi için Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) onayı gereklidir.

Lot bazında takip edilen ürünlerde, alıcı taraf kendisine verilen ürün miktarına eşit ya da daha az sayıda alma bildirimi gerçekleştirebilir.

Her ürün için sistemde tanımlı eşsiz kimlik üzerinden işlem yapılmalıdır.

Bildirim Süreleri

ÜTS'de yapılan bildirimlerin zamanında ve doğru şekilde yapılması, ürünlerin izlenebilirliği ve güvenliği açısından önemlidir. Alma-verme bildirimleri, ürünlerin fiziksel hareketleriyle eş zamanlı olarak yapılmalıdır.

Yaptırımlar

ÜTS'de bildirimlerin zamanında ve doğru yapılmaması durumunda çeşitli yaptırımlar uygulanabilir. Alma bildirimi yapılmazsa, ürünün stok aktarımı gerçekleşmez ve ürün, verme bildirimi yapan kurumun stoklarında kalır. Alma bildirimi hatalı yapılmışsa, iptali mümkün değildir; bu durumda, verme bildirimi yapan kurum tarafından tekrar verme bildirimi yapılması ve alıcı kurumun da yeniden alma bildirimi yapması gerekmektedir. Ayrıca, ÜTS üzerinden yapılmayan bildirimler, denetim kapsamında tespit edilirse, ilgili kurumlara idari yaptırımlar uygulanabilir.